Auf Nimmer-Wiedersehen.
Simples Abspeichern ist nicht gleich Archivieren.
Und aufgeräumt schon gar nicht.
E-Mail-Archivierung nach GoBD-Standards: lästig und seit 1.1.2017 auch Pflicht.
Das GoBD will: Keinen Widerspruch. Sie müssen steuerrelevante E-Mails archivieren.
Sie möchten: damit am liebsten nichts zu tun haben. Oder zumindest keinen Zusatz-Aufwand.
Wir möchten: Ihnen deshalb eine leicht managebare Lösung an die Hand geben. Ganz einfach.
Was muss leistungsfähige E-Mail-Archivierung können?
Rechtliche Sicherheit
Alle rechtlichen Anforderungen an die GoBD müssen erfüllt sein: E-Mails mit der Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs sind aufbewahrungspflichtig. Auch beim Löschen der Mail aus dem Anwenderpostfach muss die vollständige Archivierung gewährleistet sein.
Spart Speicher
Archivierte E-Mails können aus den Postfächern bzw. vom E-Mail-Server gelöscht werden, bleiben aber weiterhin einsehbar. Intelligente Archivierungslösungen sparen durch Deduplizierung und Kompression 30 bis 70 Prozent Storage-Ressourcen. Das verkürzt Backup- und Restore-Zeiten.
Benutzerfreundlich
Egal, ob im Archiv oder noch im Postfach: E-Mails müssen von den Nutzern durch die Suchfunktion schnell auffindbar sein. Idealfall: das Archivierungs-Tool ist als Add-in direkt ins E-Mail-System des Anwenders eingebunden. Die Archiv-Funktion hält die Datenmenge klein, Postfachbegrenzungen werden überflüssig.
Hilft bei Beweisführung
Sollten Sie für Ihr Unternehmen E-Mail-Kommunikation als Beweis vor gerichtlichen Auseinandersetzungen benötigen, erleichtert Ihnen eine gesetzeskonform aufgesetzte Mail-Archivierung die Beweisführung. Gerade für den Fall, dass Sie nicht auf signierte E-Mails setzen, kann Ihnen die E-Mail-Archivierung juristisch weiterhelfen.
E-Mails rechtssicher archivieren. Was Sie jetzt wissen müssen.
Ähnlich sperrig wie der vollständige Titel, für den die Abkürzung GoBD steht (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), sind auch die darin enthaltenen Anweisungen.
Bezogen auf eine rechtssichere E-Mail-Archivierung heißt das im Klartext: Alle steuerlich relevanten Dokumente müssen aufbewahrt werden. Alle Schonfristen sind vorbei, seit 1. Januar 2017 müssen die GoBD in Unternehmen umgesetzt werden. Sonst drohen empfindliche Geldstrafen.
Erste Unterscheidung: Handelt es sich bei der E-Mail nur um eine Art „Briefumschlag“ für das eigentlich steuerrelevante Dokument?
Bei Mails gilt: E-Mails, die lediglich zur Übermittlung eines steuerrelevanten Dokuments dienen (zum Beispiel mit Verweis auf die Rechnung im Anhang), müssen nicht aufbewahrt werden. Der Dokumenten-Anhang dieser Mail dagegen muss ganz klar ins Archiv.
Doch Vorsicht: Sind diese E-Mails mehr als „nur der Briefumschlag“ und haben selbst die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs, so muss die komplette Mail archiviert werden.
Beim Archivieren muss die Unveränderbarkeit sichergestellt sein
Die Mails einfach nur auf einer externen Festplatte abspeichern, ist nicht. Die GoBD schreiben ganz klar vor, dass die Unveränderbarkeit der E-Mails beim Archivieren sichergestellt sein muss. Alle Mails müssen originalgetreu erhalten bleiben.
Das betrifft einerseits die Hardware. Datenträger müssen unveränderbar und fälschungssicher ausgelegt sein. Zum anderen stellt es hohe Anforderungen an die Software. Features wie Sicherungen, Sperren, Löschmerker, Versionierung etc. gehören zu den Must-haves.
Schnelle Umsetzung für Microsoft Exchange oder Office 365
Die Terrabit unterstützt Sie bei Beratung, Planung und Umsetzung der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung nach GoBD, wenn Sie Microsoft Exchange und/oder Microsoft Office 365 im Einsatz haben. Wir setzen auf die Technologie von Exchange Enterprise Archive – Exchange Online Enterprise Archive und Mailstore. Je nach Projektgröße ist auch eine kurzfristige Umsetzung gewährleistet, sodass Ihr Unternehmen alle Anforderungen nach GoBD umsetzen kann.
Rechtliche Sicherheit
Alle Anforderungen erfüllen.
10-Punkte-Plan:
Folgende rechtliche Anforderungen muss Ihre E-Mail-Archivierung erfüllen
Die Bitkom fasst die zentralen Aussagen der elektronischen Archivierung zur GoBD in zehn Merksätzen zusammen. Wir haben diese Punkte für Sie gebündelt und erklären, wie diese Anforderungen mit der von uns als Terrabit favorisierten technischen Lösungsvarianten (Microsoft Exchange Enterprise Archive / Microsoft Exchange Online Enterprise Archive und MailStore Server) umgesetzt wird.
Welche Software-Lösung Sie als Anwender letztendlich nutzen, um die rechtlichen Anforderungen umzusetzen, spielt keine Rolle.
Die Terrabit bietet Ihnen mit Microsoft Exchange Enterprise Archive / Microsoft Exchange Online Enterprise Archive auf der einen Seite und MailStore Server zwei bewährte Möglichkeiten zur E-Mail-Archivierung an.
Welche davon können wir uneingeschränkt empfehlen? Aus unserer Erfahrung müssen wir ganz klar sagen, dass diese Entscheidung extrem einzelfallabhängig ist. Zu viele unternehmensspezifische Faktoren spielen mit ein.
Folgende Fragen müssen Sie sich bei der Auswahl eines Tools zur E-Mail-Archivierung stellen:
- Welche E-Mail-Infrastruktur ist bereits vorhanden?
- Falls Microsoft Exchange bzw. Exchange-Online genutzt wird: Welche Lizenz-Konstrukte stehen zur Verfügung? Inwiefern ist beabsichtigt, diese möglichst kosteneffizient zu nutzen?
- Sieht die Sicherungs- und Wiederherstellungs-Strategie vor, Mailsystem und Backup / Restore bewusst auf Software-Lösung unterschiedlicher Hersteller bzw. Dritthersteller auszulagern?
- Inwiefern spielt der Bedienkomfort und die Administrations-Möglichkeiten eine Rolle?
- Ist im selben Zug mit der Umstellung auf E-Mail-Archivierung ein Konzept zur Speicheroptimierung angedacht, sodass eine Unterscheidung zwischen schnellem und teurerem Speicher für aktuell genutzte Daten gegenüber günstigerem Speicherplatz für archivierte Daten einen Sinn ergibt?
Das sind nur einige Fragen, die unsere IT-Consultants Ihnen im Zuge der Beratung zur E-Mail-Archivierung stellen werden.
Sind Sie noch unsicher, welches Archivsystem Sie benötigen? Wir stehen Ihnen mit Tipps, Ratschlägen und Anwenderberichten zur Verfügung: beratung@terrabit.de
Einfach auf Papier ausdrucken ist nicht ausreichend. Alle Dokumente, die das Unternehmen auf elektronischem Weg erreichen, müssen ebenso aufbewahrt werden.
Wenn die E-Mail steuerrelevante Dateianhänge enthält, müssen diese grundsätzlich im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Schritt weiter geht es bei verschlüsselten Mails: Sie müssen unverschlüsselt ins Archiv.
Wenn E-Mails oder Anhänge in komprimierter Dateiform archiviert werden, garantieren die von uns empfohlenen Lösungen, dass die Inhalte MIME-kompatibel und ohne Informationsverlust ins Archiv abgelegt werden.
Wenn eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei dient (beispielsweise für eine Rechnung) und keine weiteren steuerrelevanten Informationen beinhaltet,muss diese E-Mail nicht extra aufbewahrt werden.
Die isolierte Speicherung der transportierten Datei reicht dann entsprechend den GoBD aus.
Die von uns angebotenen Lösungen zur E-Mail-Archivierung ermöglichen komfortabel die vollständige Archivierung der Mails, sodass das Risiko einer Fehleinschätzung eines Mitarbeiters ausgeschlossen werden kann, sollte eine steurrechtlich relevante Mail gelöscht werden.
Ordnung ist das halbe Leben. Insbesondere bei der E-Mail-Archivierung gilt: Mails müssen mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein.Die eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg muss erkennbar sein.
Hierbei sind die E-Mail-Archivierungstools wie MailStore Server und Exchange (Online) Enterprise Archiv entsprechend flexibel, sodass Ordnerstrukturen aus den Postfächern entsprechend im Archiv nachgebildet werden. Alle Mails werden grundsätzlich auch in der Archiv-Struktur ihren Besitzern zugeordnet.
Die GoBD weist entschieden darauf hin, dass die reine Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen grundsätzlich nicht ausreicht. Denn es fehlt der Nachweis, dass diese Mails bzw. die entsprechenden Anhänge nicht etwa im Nachhinein noch geändert wurden.
E-Mail-Archivierungssystem nutzen unterschiedliche Technologien, um Manipulationen an Originalmails auszuschließen.
- Die Archivierung greift optional noch vor Zustellung der Mail in die Postfächer der Anwender bzw. beim Mailversand noch vor dem Ausgang an den Empfänger.
- Für jede Mail wird ein individueller Hash-Wert gebildet, sie wird zusätzlich systemintern verschlüsselt, um Manipulationen zu verhindern
- Alle Änderungen und Ereignisse, die ein Administrator am System vornimmt, werden lückenlos protokolliert
- Im Zuge von Legal Hold können Aufbewahrungsfristen definiert werden, sodass es nicht möglich ist, Mails vor Ablauf dieses Zeitraums aus dem Archiv zu löschen
Wird eine volltextrecherchierbare E-Mail konvertiert, so muss sie auch im neuen Format volltextrecherchierbar bleiben.
Die Recherchemöglichkeit darf im Vergleich zum Urformat nicht eingeschränkt werden. Ebenso müssen E-Mail-Anhänge auswertbar bleiben.
Die von uns angebotenen E-Mail-Tools behandeln archivierte Mails genau wie Gewöhnliche. Für im aktuellen Posteingang befindliche Mails, bleibt die Volltextextsuche gewährleistet. Für den Anwender als auch den externen Prüfer bleiben alle Inhalte einsehbar.
Für einen externen Prüfer muss das gesamte Verfahren der E-Mail-Archivierung (Empfang, Versand, Aufbewahrung) in einer verständlich formulierten Verfahrensdokumentation hinterlegt sein. Diese Doku muss über die komplette gesetzliche Aufbewahrungsfrist zur Verfügung stehen.
Die GoBD weisen daraufhin, dass die Außenprüfung künftig auch auf steuerlich relevante E-Mails zugreifen darf. Hierbei steht dem externen Betriebsprüfer die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche E-Mails zu recherchieren oder diese maschinell auszuwerten.
Vor diesem Hintergrund sind E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von nicht steuerrelevanten oder gar privaten E-Mails aufzubewahren.
Über einen speziellen Zugriff erhalten externe Prüfer in den E-Mail-Archivierungslösungen die Möglichkeit, auf die archivierten Inhalte zuzugreifen. Eine schon im Postfach durch Ordner geschaffene Struktur und Indizierung lässt sich ebenso im Archiv nachbilden.
Seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es möglich, dass auch E-Mails ohne weitere Voraussetzungen als elektronische Rechnungen anerkannt sind und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Es muss also technisch sichergestellt sein, dass entsprechende Mails archiviert werden.
Sicherheit
Storage freischaufeln: Nutzen Sie den teuren Speicher für aktuelle Mails.
Speicherkapazitäten geschickt nutzen: 30 bis 70 Prozent an Storage einsparen
Wenn Sie auf eine E-Mail-Archivierung mit intelligenter Speicherverwaltung setzen, sparen Sie durch Deduplizierung und Kompression 30 bis 70 Prozent Storage-Ressourcen. Ebenso können Sie priorisieren: Aktuelle E-Mails, mit denen Ihre Mitarbeiter im Unternehmen arbeiten und verzögerungsfreien Zugriff benötigen, können Sie im Archivspeicher auf entsprechend schnellen und damit auch teurerem Storage ablegen. Ältere und weniger genutzte Archivspeicher können auf einer kostengünstigeren Speicherumgebung abgelegt werden.
Mit Unterstützung folgender Technologien optimieren Sie den Speicherverbrauch im Zuge der E-Mail-Archivierung:
- Bewusste Auslagerung der Daten vom E-Mail-Server: Sobald sie archiviert sind, werden die E-Mails vom E-Mail-Server gelöscht, stehen dem Anwender aber komfortabel direkt aus dem Archiv heraus zur Verfügung. Das Datenvolumen auf dem Mailserver wird gering gehalten, Postfachbegrenzungen werden überflüssig.
- Deduplizierung und Kompression: Deduplizierung heißt, dass Duplikate im gesamten Archiv erkannt werden. Beispiel: Eine Mail geht an mehrere Empfänger innerhalb der Organisation. Automatisch wird erkannt, dass es sich um exakt denselben Inhalt handelt, der dann auch nur einmalig abgespeichert wird. Zusammen mit Kompression (u.a. der MIME-Parts) gelangt man auf eine Reduzierung des Speicherbedarfs zwischen 30 und 70 Prozent.
- Größtmögliche Skalierbarkeit und flexibles Speichermanagement: Ein Gesamtarchiv muss nicht zwingend aus einem einzigen Archivspeicher bestehen. Im Gegenteil: Wenn ein Speichersystem an seine Leistungsgrenze stößt, kann automatisch ein neuer Speicher im Dateisystem angelegt werden.
- Dauerhafte Entlastung des E-Mail-Servers: Archivierungsroutinen stellen sicher, dass E-Mails nach einem gewissen Zeitraum automatisch ins Archiv wandern.
- Keine externe Datenbanksoftware benötigt: Die E-Mail-Archivierung, wie wir sie bei der Terrabit anbieten, besteht aus integrierter Speichertechnologie. Die Anzahl der eingesetzten Archiv-Speicher ist variabel und beliebig erweiterbar.
Benutzerfreundlichkeit
Archivierung leicht gemacht: für Anwender und für Administratoren.
Wetten, dass Sie durchs Archivieren die Produktivität steigern können?
Was zeichnet ein optimales Tool zur Mailarchivierung aus? Es macht nicht nur die Anwender zufrieden, sondern auch die Administratoren, weil sie weniger Mehraufwände haben.
- Schnelle Volltextsuche: Zwischen dem Durchsuchen von archivierten und aktuellen Mails darf kein Performance-Unterschied spürbar sein.
- Nahtlose Einbindung: Archivierte Mails können auch weitergeleitet oder und ohne Wiederherstellung geöffnet werden. Öffnen lässt sich das Archiv intuitiv eingebunden (als Add-In) innerhalb der gewohnten Outlook-Anwendung.
- Web Access / Mobile Access: Systemunabhängiger Online-Zugriff, unterstützt SmartPhone Betriebssysteme wie Android, iOS, Windows Mobile und Blackberry.
- Wiederherstellung archivierter Mails mit einem Mausklick: Anwender können selbstständig Mails wiederherstellen. Das entlastet die IT-Abteilung.
- Backup- und Restore-Zeiten verringern: Die Speicherreduktion führt zu schnelleren Backup- und Wiederherstellungszeiten.
- Teamwork: Je nach zugeteilter Richtlinie sind Zugriffe auf die Archive anderer Mitarbeiter möglich
- Protokollierung: Sämtliche Änderungen am System und vom Administrator definierte Ereignisse werden aufgezeichnet.
- Gruppenrichtlinie: Die Verteilung des Add-Ins an die Nutzer im Unternehmen kann vom Administrator über Group Policies gesteuert werden.
Sie wünschen eine individuelle Beratung zur E-Mail-Archivierung?
Die Terrabit Spezialisten stehen Ihnen für Fragen zu den Tools zur Mailarchivierung gerne zur Verfügung: beratung@terrabit.de
